■はじめに
みなさん、こんにちは。
GMOあおぞらネット銀行 エバンジェリストのきよごん (@fishing_kiyogon) | Twitter です。
みなさん、「議事録」って書いたことありますか？
結構大変じゃないですか？書くのにも時間かかるし、
みたいな経験をしたことはないでしょうか。
また、「これって何のための会議だったんだっけ・・・」とか、
今回は、私が今まで経験したことをもとに、
■会議/議事録が成すべき成果について
会議中/会議後に作成される議事録には、大きく2つの意味があり
１）会議後の行動（アクション）を変えること
２）
つまり議事録がないと、2つのリスクを内包した状態となります。
・アクションが変わらないリスク
・関係者の認識にズレがある異なったアクションを行うリスク
まあ、私の経験上、だいたい、2割位は、ズレが生じています。
担当者、期限、内容などなどですね。
確かに、音声レコーダーで書き起こしするような、
非常に面倒で、議事録を残さない会議も多いかもしれません。
そこで、この記事では、「シンプルに」「誰でも」
議事録を残さない会議なんて、本当に時間がもったいないです。
皆さん率先して議事録を残すように意識しましょう。
■シンプルな議事録の書き方
・Wordで議事録書くのは止めて、テキストにする
（どの環境でも見れる/編集できる/無駄な装飾に時間をかけずに
・敬語不要（さん付けくらいはしたほうが書きやすいかも）
・項目は、
・必須：決定事項/todo/継続課題
・オプション：情報共有/その他
ーーーーーーーーーーーフォーマットーーーーーーーーーーーー
■目的：XXXをXXXXする/YYYをYYYYする
■Agenda：ファイルもしくはWiki等のURL
■参加者：XXXさん、YYYさん、ZZZさん
■前回までのtodo：※会議の最初に確認すると漏れがないので
・AAAAA 6/30 XXXさん ✔done
・BBBBB 6/15 YYYさん ▲Processing
■情報共有： ※会議の外で決まった情報の共有
■決定事項： ※本会議で決まった事項
■todo：※本会議で決まったタスク。
■継続課題： ※本会議で解決できなかった課題（
■その他： ※
ーーーーーーーーーフォーマットここまでーーーーーーーーーー
何が書いてあるんだろう、何を意図しているんだろう、
「上記にカテゴリに分別する」を意識して、
大事なのは、
１）会議後の行動（アクション）を変えること
２）
この目的を意識して、ばっさり切り捨てちゃってください。
だいたいメモした内容が1/3くらいになるようなイメージです。
■議事録記述の進行方法
１）会議の主催者は、会議の目的を明確にする
会議の目的とは以下のようなものです。
・ブレストして案を出す
・ブレストした結果から実施する案を決定する
・課題を解決をするための案出し＆どの案でいくのかを決定する
・タスクを明確化し、担当者/期限を決める
２）会議の主催者は、議事録担当者を明確にする
３）議事録担当者は、話し合われた内容をメモしながら、
「情報共有」「決定事項」「todo」「継続課題」「その他」
に分別する。（分別は、会議後でもよい）
４）議事録担当者は、議事録として会議メンバーに共有し、
５）議事録担当者は、
■終わりに
以上です。いきなり全部を書くのは難しいかもしれませんが、
「決定事項」「todo」「継続課題」 この3つだけを意識して、議事録を記載してみましょう。
これがいわゆる会議の「ゴール」です。
「ゴール」を意識して会議をすることで、「ゴール」
「効率的な会議運営」、「人を動かせる議事録」
